Banda Aceh – Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh (DPKA), Zulkifli menekankan pemerintahan yang bersih dan akuntabel tak hanya dibangun dari kebijakan yang tepat, namun juga dari kerapihan administrasi di balik layar. Salah satu pilar utamanya adalah pengelolaan arsip yang tertib dan terukur.
“Arsip yang dikelola dengan baik bukan sekadar tumpukan dokumen, melainkan cermin akuntabilitas pemerintahan. Karena itu, saya mengimbau seluruh instansi untuk memaksimalkan pengelolaan arsip masing-masing,” ujar Zulkifli mewakili Kepala DPKA dalam kegiatan pemusnahan arsip milik Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Aceh, Kamis (8/5/2025).
Zulkifli menyoroti pentingnya kegiatan penyusutan arsip, seperti pemindahan, penyerahan arsip statis, hingga pemusnahan arsip yang tak lagi memiliki nilai guna. Bila diabaikan, arsip yang tak lagi relevan justru menumpuk, membebani ruang, tenaga, dan anggaran negara.
“Pemusnahan arsip bukan soal membuang dokumen. Ini soal efisiensi, soal menghindari pemborosan. Bayangkan, berapa banyak anggaran yang terserap hanya untuk menyimpan arsip yang sudah tidak berguna?” ujarnya.
Zulkifli menambahkan, dokumen usang yang terus disimpan dapat memperlambat proses pencarian arsip yang benar-benar dibutuhkan.
“Sepintar apapun sistem pengarsipan kita, semakin banyak jumlah arsip, semakin lama proses pencarian. Ini sangat tidak efisien,” tandasnya.
Dalam era digital yang menuntut kecepatan dan akurasi informasi, profesionalisme pengelola arsip menjadi kunci. Karena itu, Zulkifli juga mengingatkan para fungsional arsiparis untuk terus meningkatkan kompetensi mereka agar siap menghadapi tantangan zaman.
“Tanpa sumber daya manusia yang andal dan sistematis, mustahil tercipta tertib arsip yang kita dambakan,” tegasnya.
Pemusnahan arsip kali ini mencakup 187 berkas dari tahun 2009 hingga 2013, yang telah memenuhi seluruh kriteria hukum untuk dimusnahkan: telah habis masa retensinya, tidak memiliki nilai guna primer maupun sekunder, tidak terkait perkara hukum, dan tidak dilindungi oleh regulasi tertentu.
Namun Zulkifli juga mengingatkan pentingnya kehati-hatian. Menurut dia pemusnahan arsip harus melalui prosedur yang sah. Jika dilakukan sembarangan, konsekuensinya bisa fatal: kehilangan dokumen penting yang tak tergantikan, atau bahkan ancaman pidana sesuai dengan Pasal 86 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dengan tegas menyebut bahwa pemusnahan arsip di luar prosedur dapat dikenai hukuman penjara hingga 10 tahun atau denda Rp500 juta.
Namun, ia menegaskan bahwa risiko tersebut bukan alasan untuk menunda atau takut menjalankan kewajiban.
“Kuncinya adalah kehati-hatian dan kepatuhan pada prosedur. Jika arsip sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan, maka pemusnahan wajib dilakukan,” ujarnya. (Adv)
Editor: Redaksi
